Elaboração de termo de referência com IA: guia passo a passo

Quando uma câmara municipal precisa contratar um sistema, um serviço técnico, equipamentos de informática ou apoio especializado, o termo de referência costuma virar um ponto de tensão. Falta tempo. Sobram dúvidas. E o risco de escrever um documento genérico, com falhas ou exigências mal definidas, aparece rápido.

A IA pode ajudar na elaboração do termo de referência, mas ela não substitui o critério técnico e jurídico da equipe.

Na prática, o melhor uso da inteligência artificial está em acelerar a redação, organizar requisitos, sugerir estrutura e revisar coerência. Quem decide continua sendo a área demandante, o setor de compras, a procuradoria e, quando couber, o controle interno.

Esse cuidado faz sentido no dia a dia do legislativo. Em muitas câmaras, o mesmo servidor acompanha sessão plenária, tramitação, resposta a requerimento, publicação no portal e ainda precisa montar documentos de contratação. Nesse cenário, ferramentas de IA especializadas, como as que a Govsys vem aplicando ao setor público, entram como apoio real de trabalho, não como atalho irresponsável.

O que a IA faz, de fato, nesse documento

O termo de referência descreve o que será contratado, por que a contratação é necessária, como a execução deve ocorrer e quais critérios serão usados para medição, pagamento e fiscalização. Pela orientação do Tribunal de Contas da União sobre os elementos do termo de referência, o documento precisa reunir itens como definição do objeto, fundamentação vinculada ao ETP, requisitos técnicos, modelo de gestão, estimativa de valor e memória de cálculo.

O maior erro não está em usar IA. O maior erro está em pedir que ela invente dados que a câmara ainda não levantou.

Por isso, a IA funciona melhor em tarefas como:

• Transformar anotações soltas em tópicos organizados;

• Gerar minutas iniciais com linguagem clara;

• Comparar se os requisitos combinam com o objeto;

• Apontar lacunas, repetições e ambiguidades;

• Adaptar o texto para o padrão interno da câmara.

Ela não deve criar quantitativos sem base, justificar preço sem pesquisa, nem afirmar exigências legais sem conferência humana.

Rascunho bom não é documento pronto.

Antes de pedir qualquer texto à IA

Um caso comum ajuda a ilustrar. A presidência da câmara decide contratar solução para digitalizar o fluxo legislativo e integrar protocolo, tramitação, assinaturas e portal. A pressa aparece porque a próxima sessão já terá novos requerimentos e projetos em pauta. Se a equipe abrir a IA e pedir apenas “faça um termo de referência”, o resultado tende a sair bonito e fraco.

Quanto melhor for a entrada de informações, melhor tende a ser a minuta produzida pela IA.

Antes do primeiro comando, convém separar:

• Problema que a contratação pretende resolver;

• área usuária e responsáveis pela demanda;

• Rotina atual e falhas do processo existente;

• Resultado esperado com a contratação;

• Quantitativos reais ou estimados com método claro;

• Prazo de implantação, suporte e vigência;

• Regras internas da câmara e exigências legais aplicáveis.

Esse preparo reduz retrabalho. Também evita que a IA produza um texto genérico, daqueles que servem para qualquer órgão e, por isso, não servem bem para nenhum.

Passo a passo para elaborar o termo de referência com IA

1. Definir o objeto com linguagem simples

O primeiro passo é escrever, em uma ou duas frases, o que será contratado. Sem enfeite. Sem copiar modelo antigo fora de contexto.

Exemplo prático: contratação de solução para gestão do processo legislativo, com protocolo, tramitação, painel de sessão, assinatura eletrônica, portal institucional e treinamento de usuários.

Nessa fase, a IA pode reescrever a definição em formato técnico mais claro. Mas a equipe precisa validar se o objeto não ficou amplo demais ou restritivo demais.

Objeto mal definido gera disputa na execução e dúvida na fiscalização.

2. Explicar a necessidade da contratação

A justificativa deve mostrar o problema real. Não basta dizer que a aquisição “visa modernizar”. É melhor mostrar fatos: uso de papel em excesso, demora em assinaturas, dificuldade de acompanhar tramitações, risco de perda de prazo, baixa transparência ou retrabalho em sessões.

Uma IA pode transformar relatos internos em um texto coeso. Ainda assim, a motivação precisa nascer da realidade da câmara. Quando a necessidade é concreta, o documento fica mais defensável.

Para quem acompanha temas parecidos no blog institucional, conteúdos como boas práticas em rotinas legislativas digitais ajudam a enxergar como a descrição do problema interfere no resultado da contratação.

3. Informar os quantitativos e o contexto de uso

Aqui mora um ponto sensível. Quantos usuários usarão o sistema? Haverá acesso para vereadores, assessores, procuradoria e secretaria? Quantas estações de trabalho? Quantas assinaturas? O serviço precisa atender sessões ordinárias, extraordinárias e comissões?

A IA pode organizar esses dados em planilha textual ou em tópicos. Mas os números devem vir da câmara. Se a casa legislativa tem 11 vereadores, 20 servidores e 5 setores com uso recorrente, isso precisa aparecer com clareza.

Outro detalhe útil é informar sazonalidade. Há câmaras em que o volume de tramitações cresce em determinados meses, sobretudo perto do fechamento do exercício ou em períodos de maior produção legislativa.

4. Pedir à IA uma primeira estrutura completa

Com dados em mãos, a equipe já pode pedir uma minuta estruturada. Um bom comando informa o objeto, a finalidade, os usuários, os requisitos, os prazos e o padrão de redação desejado.

Exemplo de pedido: elaborar minuta de termo de referência para contratação de solução legislativa para câmara municipal, com objeto, justificativa, requisitos técnicos, implantação, treinamento, suporte, fiscalização, critérios de aceite, pagamento e estimativa de valor, em linguagem objetiva e sem cláusulas genéricas.

Ferramentas especializadas fazem diferença aqui. A LegIA, da Govsys, foi pensada justamente para produção de documentos com contexto público e legislativo, o que reduz saídas vagas e aproxima a redação da rotina institucional.

5. Revisar requisitos técnicos sem exagero

Depois da primeira minuta, começa a parte mais humana do processo. A equipe deve ler requisito por requisito e perguntar: isso é realmente necessário para atender a demanda? Isso limita o certame sem motivo? Isso está claro para quem vai executar e para quem vai fiscalizar?

Uma boa revisão costuma separar os requisitos em grupos:

• Funcionais, como protocolo, tramitação, assinatura, relatórios e publicação;

• Operacionais, como implantação, migração, suporte e treinamento;

• De segurança e conformidade, como controle de acesso, rastreabilidade e proteção de dados;

• De desempenho contratual, como prazos de atendimento e correção.

Requisito técnico bom é o que protege a contratação sem criar barreira artificial.

Para aprofundar esse cuidado, a equipe pode consultar também conteúdos relacionados a documentação e fluxos internos, como orientações práticas sobre organização de processos.

6. Ajustar o modelo de execução e fiscalização

Muita minuta fica boa no objeto e fraca na execução. Quem receberá a solução? Quem dará aceite? Como será medido o cumprimento? O pagamento será por etapa concluída, mensalidade ou entrega integral?

Na rotina de uma câmara, isso evita conflitos bem concretos. Por exemplo, o sistema foi implantado, mas o treinamento não ocorreu. Ou a ferramenta entrou no ar, mas sem integração com o fluxo usado pela secretaria legislativa. Sem critérios de aceite, a discussão vira opinião.

Nessa fase, a IA pode sugerir indicadores de verificação, cronograma de entrega e papéis dos fiscais. Mesmo assim, a redação final deve refletir a realidade da estrutura administrativa local.

7. Montar a estimativa de valor com memória de cálculo

Esse item pede ainda mais cuidado. A IA pode ajudar a descrever a metodologia de pesquisa e a organizar a memória de cálculo, mas não deve inventar preços. A base precisa vir de pesquisa feita pela equipe, com registros e justificativas.

A memória de cálculo precisa mostrar como a câmara chegou ao valor estimado.

Quando isso falta, o documento parece completo, mas fica vulnerável. E esse tipo de falha costuma aparecer justamente quando o processo já avançou.

8. Fazer revisão jurídica e revisão de clareza

Antes de fechar, vale pedir à IA duas leituras distintas. A primeira, para apontar ambiguidades, trechos repetidos e conceitos sem definição. A segunda, para simplificar frases longas e reduzir termos que possam causar dupla interpretação.

Depois, entra a revisão humana da procuradoria e das áreas envolvidas. O texto bom é aquele que o setor técnico entende, o jurídico sustenta e a fiscalização consegue aplicar.

Quem busca outros materiais do mesmo ecossistema pode encontrar referências em conteúdos sobre padronização documental e transparência, além da página de autor de Bruno Thomasi e da área de pesquisa do blog, úteis para localizar temas ligados a licitações, processo legislativo e gestão pública.

Erros mais comuns ao usar IA nesse processo

Nem sempre o problema está na ferramenta. Muitas vezes, ele nasce do uso apressado. Os erros mais frequentes são conhecidos:

• Pedir documento sem fornecer contexto real;

• Aceitar justificativas vagas, como “modernização” ou “melhoria da gestão”, sem fatos;

• Copiar modelos antigos incompatíveis com o objeto atual;

• Misturar exigências técnicas com preferências pessoais;

• Não revisar quantitativos, prazos e critérios de aceite.

Em uma câmara pequena, um único trecho mal escrito pode causar semanas de retrabalho. Basta imaginar uma contratação em que o suporte foi mencionado, mas sem prazo de resposta. Quando o sistema falha em dia de sessão, o problema deixa de ser teórico.

Clareza evita conflito.

Como pedir melhor para a IA

Quem obtém bons resultados costuma agir como quem orienta um assessor experiente. Dá contexto, informa limites e pede formato claro.

Um comando útil traz pelo menos estes pontos:

• Tipo de contratação e objeto;

• Problema a ser resolvido;

• Setores que usarão a solução;

• Requisitos obrigatórios e desejáveis;

• Prazo de execução;

• Estrutura do documento esperada;

• Orientação para não criar dados ausentes.

Boa IA responde melhor quando recebe contexto, limites e objetivo claro.

Conclusão

Elaborar termo de referência com IA não significa terceirizar o juízo da administração. Significa ganhar apoio para redigir melhor, revisar mais rápido e reduzir falhas que costumam nascer na correria. No legislativo municipal, isso faz diferença prática. Menos texto genérico. Mais aderência à rotina da casa. Mais segurança para contratar.

Quando a câmara trabalha com documentos recorrentes, pareceres, minutas e demandas administrativas ao mesmo tempo, uma plataforma especializada tende a entregar respostas mais úteis do que ferramentas genéricas. Nesse cenário, a LegIA, da Govsys, pode apoiar a produção de termos de referência, ETP, ofícios, portarias e outros documentos com foco em contexto público e legislativo. Para conhecer a solução, basta acessar legia.app.

Perguntas frequentes

O que é um termo de referência com IA?

É um termo de referência elaborado com apoio de inteligência artificial para estruturar, redigir, revisar e organizar informações da contratação. A IA ajuda a transformar dados da área demandante em uma minuta mais clara, mas a validação final continua com os servidores responsáveis, a área técnica e a procuradoria.

Como criar um termo de referência com IA?

O processo começa com a coleta de dados reais da contratação: objeto, problema a ser resolvido, quantitativos, prazo, requisitos técnicos e forma de execução. Depois, a equipe pede à IA uma minuta estruturada e faz revisão humana dos pontos jurídicos, técnicos, financeiros e de fiscalização. Quanto melhor for a descrição inicial, melhor tende a ser o resultado.

Quais são os benefícios de usar IA?

Os principais ganhos estão na velocidade de redação, na padronização do texto e na identificação de lacunas e ambiguidades. A IA também ajuda a organizar tópicos, simplificar linguagem e adaptar documentos à rotina da câmara. Isso reduz retrabalho, desde que a equipe não abra mão da conferência humana.

É seguro elaborar termos com IA?

Sim, desde que o uso seja feito com critério. A equipe não deve inserir dados sensíveis sem cuidado, nem aceitar automaticamente tudo o que a ferramenta sugerir. O uso seguro envolve revisão jurídica, checagem de fatos, conferência de quantitativos e observância das regras internas e legais aplicáveis.

Qual IA é melhor para esse processo?

A melhor IA para esse processo é a que entende documentos públicos, permite trabalhar com contexto institucional e ajuda a produzir textos aderentes à rotina administrativa. Para câmaras municipais e órgãos públicos, faz sentido buscar uma solução voltada à legislação e à produção documental, como a LegIA, da Govsys, que foi desenhada para esse tipo de demanda.